Définition
Vous déménagez. Au fond d'un placard, un classeur : les factures de vos deux premières années, des tickets de caisse décolorés, les relevés d'un compte fermé depuis.
Personne ne vous a jamais rien réclamé, l'activité tourne, et la tentation de tout jeter paraît raisonnable. C'est exactement le moment où elle coûte le plus cher.
Conserver ses documents ne consiste pas à ranger : il s'agit de rester capable de produire une pièce le jour où une administration la demande.
La micro-entreprise n'établit ni bilan ni compte de résultat, et cette absence de comptabilité fait croire à une absence d'archives.
Le régime allège la tenue des comptes, il ne réduit rien de ce que vous devez pouvoir prouver.
Deuxième chose à savoir, et elle surprend : il n'existe pas de délai unique.
Un même carton mélange des pièces qui relèvent du code de commerce, d'autres du droit fiscal, d'autres encore de la preuve entre une entreprise et son client, chacune avec sa propre durée.
La règle qui ne trompe jamais tient en une phrase : ne rien jeter tant qu'une administration peut encore poser une question sur l'année concernée, et vérifier la durée propre à chaque pièce sur le portail officiel des entreprises avant de vider le classeur.
Ce que vous devez pouvoir produire
Un contrôle ne réclame jamais « votre comptabilité ». Il réclame des pièces précises, et il les recoupe entre elles.
| Document | Ce qu'il prouve, et devant qui |
|---|---|
| Le Livre des recettes | Que le chiffre d'affaires déclaré à l'URSSAF correspond à ce qui est réellement entré |
| Le Registre des achats | Pour la vente de marchandises et la fourniture de logement, que ce qui a été acheté ressort bien en recettes |
| Les factures émises | Ce qui a été vendu, à qui, à quelle date, et sous quel régime de TVA |
| Les factures et tickets d'achat | L'origine des sorties d'argent et la réalité de l'activité |
| Les relevés du compte | Le lien entre les pièces et les mouvements réels |
| Les déclarations et les avis | Ce que vous avez déclaré, et ce qui vous a été réclamé en retour |
| Les devis signés et les contrats | Ce qui a été commandé et à quel prix, en cas de litige avec un client |
Une Facture ne se garde donc pas seulement pour l'administration : c'est aussi la seule pièce opposable à un client qui conteste une prestation, longtemps après l'avoir réglée.
Le cercle de ceux qui peuvent réclamer une pièce est d'ailleurs plus large que l'administration.
Un vendeur en ligne garde les factures de son éco-organisme, qui prouvent son adhésion à la REP emballages.
Elles serviront le jour où la place de marché lui demandera de justifier son identifiant avant de retirer ses annonces.
Quant aux deux registres, l'obligation de les tenir figure noir sur blanc à l'article L123-28 du code de commerce, celui-là même qui distingue les activités de vente et de fourniture de logement des prestations de services.
Le livre des recettes n'est pas un justificatif, c'est un index : chaque ligne renvoie à une pièce et ne vaut que par elle.
Garder le livre en jetant les factures revient à garder la table des matières d'un ouvrage disparu. Le réflexe inverse coûte aussi cher : des factures sans les relevés du compte ne prouvent rien, puisque c'est le rapprochement des deux qui emporte la conviction.
Sans justificatif, 10 000 € deviennent du chiffre d'affaires
Marc est développeur en libéral non réglementé (BNC). En 2026, il encaisse 40 000 €, qu'il déclare intégralement.
Un contrôle relève sur son compte 10 000 € de virements auxquels ne correspond aucune facture, aucune ligne de livre, aucun contrat.
Il s'agissait d'un prêt familial, mais rien n'a été écrit.
En pratique, ce n'est pas à l'administration de prouver que ces 10 000 € sont du chiffre d'affaires : c'est à lui de prouver qu'ils n'en sont pas. Faute de pièce, la somme est réintégrée.
Les Cotisations sociales se calculent alors au taux global de 25,6 % applicable en 2026 aux professions libérales du régime général, hors Cipav, soit 2 560 €.
Côté impôt, l'Abattement forfaitaire de 34 % en 2026 en retire 3 400 € et laisse 6 600 € qui s'ajoutent à son revenu imposable.
Ce taux de 25,6 % ne couvre d'ailleurs ni la contribution à la formation professionnelle, ni l'impôt : les deux se règlent en plus.
Un relevé de prêt et un courrier de deux lignes auraient suffi.
Vos archives ne servent pas seulement à justifier ce que vous avez déclaré, elles servent surtout à écarter ce que vous n'aviez pas à déclarer. La règle du plafond joue dans le même sens.
Le régime micro ne cesse en 2026 que si le seuil, 83 600 € pour les prestations de services et les activités libérales, a été dépassé en 2024 et en 2025.
Deux années dont il faut pouvoir présenter le détail longtemps après les avoir closes.
Deux confusions qui vident un classeur trop tôt
La première porte sur la date.
Le plafond comme les cotisations se calculent sur le chiffre d'affaires hors taxes effectivement encaissé dans l'année civile, jamais sur le montant facturé : une facture de décembre payée en janvier compte sur l'année suivante.
La pièce et le mouvement bancaire ne tombent donc pas dans la même année, et l'Encaissement qui fait foi se trouve parfois dans un classeur pendant que la facture dort dans un autre.
En jeter un seul des deux casse le rapprochement.
La seconde porte sur le support. Le papier n'est pas exigé et le numérique est admis, mais la condition ne tient pas au format : elle tient à la garantie de preuve.
Un registre tenu sur ordinateur doit être identifié et daté au moment de sa saisie par un moyen offrant toute garantie ; un dossier de fichiers que l'on réécrit librement trois ans plus tard ne remplit pas cette condition.
Enfin, tant que la franchise s'applique, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » reste celle à porter sur vos factures jusqu'au 31 décembre 2026.
Contrairement à ce qui se répète partout, ce n'est pas la seule formule admise : le Bulletin officiel des finances publiques en accepte trois, dont la référence à l'article 293 B bis pour la franchise européenne.
Le 1er janvier 2027, les règles de TVA passent dans un nouveau code et la mention devient « TVA non applicable, article L. 233-3 du CIBS ». Une facture qui porte encore l'ancienne reste admise jusqu'au 30 juin 2028.
Cette page est à jour au 5 septembre 2026 et sera révisée à cette échéance.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il garder ses factures ?
Plus longtemps que la mission qu'elles concernent, et pas la même durée pour toutes : le délai dépend du texte dont relève la pièce, commercial, fiscal ou civil, et ces délais ne sont pas alignés entre eux.
Vérifiez document par document sur le portail officiel avant de jeter, puis alignez tout le classeur d'une année sur la durée la plus longue qu'il contient.
C'est la seule méthode qui ne fait jamais jeter un an trop tôt.
Un scan suffit-il, ou faut-il garder le papier ?
Une copie numérique est admise dès lors qu'elle est fidèle, lisible, et qu'elle ne peut pas être modifiée sans que cela se voie.
Le point de vigilance n'est pas le scanner mais l'archivage : un fichier rangé dans un dossier partagé que plusieurs personnes peuvent réécrire perd la garantie de preuve qui fait toute sa valeur le jour du contrôle.
J'ai fermé ma micro-entreprise, puis-je tout jeter ?
Non. La Radiation arrête l'activité et les cotisations, elle n'efface ni les années passées ni le droit de l'administration de les examiner.
Les documents des derniers exercices se conservent après la fermeture comme s'ils appartenaient à une entreprise en activité, et c'est même la période où l'on est le plus démuni si le carton a disparu entre-temps.
Je n'ai jamais tenu de livre des recettes, que faire ?
Le reconstituer à partir des relevés du compte et des factures, en le datant honnêtement du jour où vous l'établissez, puis le tenir au fil de l'eau.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire, c'est l'antidater : un registre arrangé après coup relève du faux, qui est une infraction pénale, et transforme un simple manquement administratif en dossier autrement plus grave.