Le devis disait cinq jours. Vous en êtes au neuvième, le client relance, et votre forfait ne bougera pas d'un euro.
Le pire ? Au prochain devis, vous annoncerez encore cinq jours.
Ce réflexe a un nom, le biais de planification. On sous-estime le temps qu'une tâche va prendre, même en sachant que les précédentes ont presque toutes débordé.
À son compte, vous le payez deux fois : en soirées de travail, et en argent, puisqu'un forfait ne s'allonge pas avec vos heures.
Découvrons donc d'où il vient, pourquoi même une prévision prudente déborde, et comment chiffrer juste une mission quand on travaille seul.
À quoi ressemble le biais de planification quand on travaille seul ?
Il se voit rarement d'un coup. Il se cache dans des estimations faites vite, souvent au téléphone avec un client :
- Vous chiffrez un forfait en pensant au travail lui-même, jamais aux allers-retours avec le client ;
- Vous promettez une date de livraison sans compter les autres missions de la semaine ;
- Vous remplissez votre agenda à 100 %, comme si rien n'allait vous interrompre ;
- Vous annoncez le lancement de votre offre pour la rentrée, puis vous le repoussez deux fois.
Un forfait prévu sur cinq jours qui en prend huit, c'est un tarif par jour qui baisse de plus d'un tiers. Personne ne vous le signale, puisque la facture, elle, ne change pas.
La première fois que j'ai vendu un site au forfait, j'avais prévu une semaine. Il m'en a fallu deux, surtout pour des détails que je n'avais même pas imaginés 🥲
D'où vient le biais de planification ?
Les psychologues Daniel Kahneman et Amos Tversky l'ont nommé en 1979 (planning fallacy en anglais), dans un texte sur les erreurs de prévision.
Pour prévoir, nous regardons le projet de l'intérieur. Nous imaginons les étapes une à une, comme si tout allait se dérouler comme prévu. Et nous oublions de regarder combien de temps ont pris les projets semblables.
L'exemple le plus cité est l'opéra de Sydney. D'après les estimations de 1957, il devait ouvrir début 1963 pour 7 millions de dollars. Une version réduite a finalement ouvert en 1973, pour 102 millions.
Pourquoi même une prévision prudente déborde-t-elle ?
En 1994, Roger Buehler, Dale Griffin et Michael Ross ont interrogé 37 étudiants de l'université de Waterloo, au Canada. Chacun devait dire quand il rendrait son mémoire de fin d'études, dans une étude devenue la référence du sujet.
Ils prévoyaient en moyenne 33,9 jours, il leur en a fallu 55,5. Moins d'un tiers (29,7 %) ont rendu leur mémoire à la date annoncée.
Les chercheurs leur avaient aussi demandé une date « si tout va mal ». En moyenne, ils répondaient 48,6 jours, toujours en dessous de la réalité. Moins de la moitié (48,7 %) ont fini avant cette date-là.
Ajouter une petite marge « au cas où » à votre devis ne suffit donc pas. Même le pire que ces étudiants imaginaient restait trop court.
On ne sous-estime pas tout. En rassemblant les études publiées, Michael Roy et ses collègues ont constaté en 2005 que les tâches de moins de 5 minutes sont plutôt surestimées.
Au-delà de 12,5 minutes, la sous-estimation devient la règle, avec 12 tâches sur 14 dans leur relevé. D'après eux, nous nous souvenons mal de la durée de nos tâches passées, et nous la raccourcissons. Nos prévisions partent donc de souvenirs déjà trop courts.
Pourquoi le biais de planification coûte-t-il plus cher à son compte ?
Le biais touche tout le monde, mais deux choses l'aggravent quand on travaille seul :
- Personne ne relit vos estimations, alors que dans une équipe, quelqu'un les compare souvent aux projets précédents ;
- Vous chiffrez souvent pendant l'appel, avec l'envie de décrocher la mission, et un délai court rassure le client sur le moment.
Les professionnels n'y échappent pas. Bent Flyvbjerg et Alexander Budzier ont étudié 1 471 projets informatiques, avec un dépassement de budget de 27 % en moyenne.
Un projet sur six dépassait même son budget de 200 % en moyenne, et son calendrier de près de 70 %. Pour un indépendant payé au forfait, chaque dépassement de ce genre sort directement de sa poche.
Comment chiffrer juste une mission quand on travaille seul ?
Reliez vos missions passées à la nouvelle
Dans une autre expérience de la même étude de 1994, 123 étudiants devaient prévoir quand ils finiraient un exercice sur ordinateur. Certains devaient d'abord se rappeler leurs devoirs passés.
D'autres devaient en plus expliquer en quoi ces souvenirs s'appliquaient à l'exercice du jour. Les derniers n'avaient aucune consigne.
Se souvenir ne suffisait pas : 38,1 % ont fini à l'heure prévue, à peine plus que les 29,3 % sans consigne. Ceux qui reliaient le passé à la tâche du jour ont été 60 % à finir à l'heure.
Avant de chiffrer un site, retrouvez donc le dernier que vous avez livré. Combien de jours a-t-il vraiment pris, échanges compris ? Partez de ce chiffre plutôt que de votre impression.
Mesurez vos heures plutôt que de vous en souvenir
Encore faut-il connaître la vraie durée de vos missions passées. Et d'après Roy et ses collègues, votre mémoire la raccourcit.
Notez vos heures pendant quelques missions, même dans un simple tableur. Au bout de trois ou quatre, vous aurez vos propres chiffres, bien plus fiables que vos souvenirs. Si c'est le démarrage qui traîne plutôt que le travail, le problème vient peut-être de la procrastination.
Listez toutes les étapes avant de chiffrer
Lister les étapes d'une tâche fait prévoir plus long, et souvent plus juste. Justin Kruger et Matt Evans l'ont montré en 2004, comme le rappellent Torleif Halkjelsvik et Magne Jørgensen.
Ils citent aussi une étude sur des projets de logiciels. Ceux qui s'aidaient d'une liste de contrôle sous-estimaient leur durée de 10 % en moyenne, contre 38 % pour les autres. Mettez dans votre liste ce qu'on oublie toujours :
- Les échanges et les réunions avec le client ;
- Les corrections après sa relecture ;
- La mise en ligne et les derniers réglages ;
- La facture et les relances.
Une fois la liste faite, notre outil Devis conforme vous aide à en tirer un devis, mentions obligatoires comprises. Gardez quand même un œil sur la date de fin, qu'un plan très détaillé peut rendre trop optimiste, d'après les deux mêmes chercheurs.
Ajoutez la marge que vos chiffres justifient
Comparez vos dernières estimations à vos durées réelles. Si vos missions prennent en moyenne 30 % de plus que prévu, ajoutez 30 % à la prochaine, et annoncez la date au client à partir de ce chiffre-là.
Multipliez ensuite ces jours par le tarif que vous donne notre outil Combien facturer. Pour placer ce tarif sans vous excuser, lisez notre article sur comment fixer ses prix à son compte.
Pour commencer, ouvrez votre dernier devis et comparez-le au temps que la mission vous a vraiment pris. L'écart que vous trouverez, c'est votre marge pour le prochain !
Questions fréquentes
Qu'est-ce que le biais de planification ?
C'est la tendance à sous-estimer le temps qu'une tâche va prendre, même en sachant que les tâches semblables ont débordé.
Daniel Kahneman et Amos Tversky l'ont décrit en 1979 sous le nom de planning fallacy.
Pourquoi sous-estime-t-on le temps d'une tâche ?
Parce qu'on imagine les étapes comme si tout allait bien se passer, au lieu de regarder ce qu'ont pris les projets semblables.
Notre mémoire n'aide pas. D'après une revue d'études publiée en 2005, elle raccourcit aussi la durée des tâches passées.
Le biais de planification est-il prouvé ?
Oui. En 1994, des étudiants qui prévoyaient de rendre leur mémoire en 33,9 jours en moyenne en ont mis 55,5.
Même leur prévision « si tout va mal », 48,6 jours en moyenne, était trop courte.
Comment éviter le biais de planification ?
Partez de la durée réelle de vos missions passées, mesurée plutôt que remémorée, et reliez-la à la nouvelle.
Listez aussi toutes les étapes avant de chiffrer, échanges avec le client compris, puis ajoutez la marge que vos propres chiffres justifient.
Quelle marge prévoir sur un devis ?
Prévoyez l'écart moyen entre vos estimations et vos durées réelles, mesuré sur vos dernières missions.
Sans chiffres à vous, une petite marge « au cas où » ne suffit pas. Dans l'étude de 1994, même le pire scénario des étudiants restait trop court.
