Définition
Un développeur reçoit un message du service achats de son client, un mardi de janvier 2026 : « envoyez-nous une facture, sinon la commande ne peut pas être ouverte ».
Il n'a rien livré, rien commencé, et le contrat n'est pas signé.
S'il obéit, il émet une vraie facture numérotée pour une prestation qui n'existe pas encore : elle entre dans sa séquence, elle apparaît chez son client comme une dette exigible, et il faudra un avoir pour la faire disparaître si le projet tombe à l'eau.
Le document que ce service achats attend porte en réalité un autre nom.
La facture proforma reprend la forme d'une Facture, ligne pour ligne, sans en produire aucun effet.
« Pro forma » veut dire « pour la forme » : le document annonce ce que la facture dira si l'affaire se fait.
Elle ne constate aucune vente, ne crée aucune créance, et n'entre ni dans la Numérotation des factures ni dans le Livre des recettes. Aucun texte français ne l'impose ni ne la définit.
C'est un usage commercial, ce qui explique qu'elle prenne des formes assez différentes d'un secteur et d'un pays à l'autre.
Ce qu'elle sert vraiment à obtenir
Quatre situations la rendent utile, et elles ont un point commun : quelqu'un réclame un montant écrit avant que la vente existe.
Un service achats ou un acheteur public qui doit ouvrir un bon de commande.
Un financeur, un organisme de subvention ou un opérateur de compétences qui veut le détail chiffré avant d'engager les fonds.
Une banque étrangère qui ne débloque un virement que sur présentation d'un document formel.
La douane, enfin, pour un envoi hors de l'Union européenne qui ne donne lieu à aucun paiement, comme des échantillons ou du matériel de démonstration.
Le contenu reprend celui d'une facture ordinaire : votre identité et votre numéro SIRET, les coordonnées du client, la désignation précise, les prix et le total, les conditions de règlement.
La liste complète vit sur la fiche officielle des mentions obligatoires. Trois précautions s'y ajoutent.
Le mot « proforma » doit figurer dans le titre du document et dans son nom de fichier. Une durée de validité doit être indiquée, comme sur un Devis.
Et le numéro doit venir d'une série séparée, du type PRO-2026-001, pour que la séquence des vraies factures reste continue.
Une micro-entreprise en Franchise en base de TVA n'écrit aucune ligne de taxe sur ce document et y reporte la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
C'est la formule la plus répandue, pas la seule admise : le Bulletin officiel des finances publiques en accepte deux autres, la référence à l'article 293 B bis du CGI pour la franchise européenne et celle à l'article 284 de la directive 2006/112/CE.
Ce libellé vaut jusqu'au 31 décembre 2026 ; les règles de TVA rejoignent un nouveau code au 1er janvier 2027, et la mention devient alors « TVA non applicable, article L. 233-3 du CIBS ».
La raison de cette prudence est simple : un papier qui affiche un prix et une TVA ressemble à une facture, et toute TVA mentionnée rend redevable de cette taxe du seul fait de la facturation.
4 000 € payés sur une proforma
Une formatrice indépendante, en BNC non réglementé, envoie une proforma de 4 000 € au service formation d'une entreprise.
Le comptable d'en face la trouve claire, la met au paiement telle quelle, et le virement arrive dix-sept jours plus tard.
Le document n'est toujours pas une facture ; l'argent, lui, est bien sur le compte.
| Ce qui se passe | Date | Effet |
|---|---|---|
| Proforma de 4 000 € envoyée | 3 mars 2026 | Aucun : ni créance, ni chiffre d'affaires |
| Virement de 4 000 € reçu | 20 mars 2026 | Chiffre d'affaires du 1er trimestre 2026 |
| Facture définitive émise et numérotée | 23 mars 2026 | La pièce comptable, chez elle et chez le client |
Ces 4 000 € coûtent 4 000 × 25,6 %, soit 1 024 € de cotisations sociales, au taux 2026 des professions libérales non réglementées affiliées au régime général (les professions réglementées relevant de la Cipav ont le leur).
Ce taux global ne couvre pas tout ce qui part à l'Urssaf : s'y ajoutent 8 € de contribution à la formation professionnelle, au taux 2026 de 0,2 % pour les libéraux, due seulement si un chiffre d'affaires a été déclaré l'année civile précédente.
L'impôt sur le revenu, lui, se règle encore à part.
C'est l'Encaissement qui déclenche tout, jamais le document : la somme entre dans le chiffre d'affaires du trimestre où elle arrive sur le compte, même si aucune facture n'a encore été établie.
Beaucoup croient l'inverse et calculent leur chiffre d'affaires sur ce qui est facturé.
C'est faux dans les deux sens : une facture émise en décembre et payée en janvier appartient à l'année suivante, et un paiement reçu sur simple proforma appartient à l'année où il arrive.
Encaisser sur une proforma sans établir ensuite la vraie facture laisse une recette sans pièce justificative, ce qu'un contrôle repère en une minute.
La proforma se corrige autant de fois qu'on le souhaite, c'est tout son intérêt ; la facture qui la suit ne se modifie plus.
Proforma, devis et facture d'acompte
Trois documents circulent avant le paiement et se confondent en permanence. Le devis est une offre : signé par le client, il vaut contrat et engage sur le prix.
La proforma n'engage à rien, elle informe, et sert surtout à débloquer une procédure interne chez l'acheteur.
La Facture d'acompte est une vraie facture : elle constate un versement partiel convenu, elle porte un numéro de la série normale, et elle se déclare comme le reste.
La règle qui range les trois tient en une phrase : un document qui constate un mouvement d'argent est une facture, un document qui annonce un prix ne l'est pas.
Une proforma que le client a déjà payée ne change pas de nature pour autant. Elle reste ce qu'elle était, et la facture définitive doit être établie, au montant réellement reçu.
Questions fréquentes
La facture proforma est-elle obligatoire quelque part ?
Nulle part. Aucun texte français ne l'impose ni ne la réglemente : elle existe parce que des acheteurs, des financeurs et des administrations en réclament une.
Vous pouvez travailler des années sans en émettre une seule, et un devis détaillé rend très souvent le même service.
Faut-il la numéroter comme les factures ?
Non, et il vaut mieux ne pas le faire.
Utiliser un numéro de la série des factures pour un document qui ne constate aucune vente creuse un trou dans la séquence le jour où l'affaire ne se fait pas.
Une série distincte, préfixée PRO, évite entièrement la question.
Faut-il la déclarer dans son chiffre d'affaires ?
Non, tant qu'aucun argent n'est arrivé.
Une proforma envoyée, acceptée, même contresignée, ne se déclare pas : le régime micro déclare ce qui est encaissé, à l'échéance mensuelle ou trimestrielle.
Le jour où le client paie, la somme se déclare, proforma ou pas.
Un client peut-il payer directement une proforma ?
Rien ne l'en empêche, et cela arrive souvent avec les grandes structures.
Deux réflexes suivent alors : établir la facture définitive dans la foulée, et vérifier que son montant correspond exactement à la somme reçue.
Un écart entre les deux documents est la première chose que relève une comptabilité cliente.