Définition
Une graphiste reçoit un courriel de son plus gros client : « à partir du prochain trimestre, envoyez vos factures en Factur-X ».
Intriguée, elle ouvre la dernière facture que lui a adressée son hébergeur, celle qui porte justement ce nom. À l’écran, c’est un PDF parfaitement ordinaire : un logo, un tableau, un total.
Rien ne se voit, et c’est exactement l’idée.
Factur-X est un format de facture qui tient dans un seul fichier et se lit de deux façons. La couche visible est un PDF, celui que vous relisez avant l’envoi et que votre client imprime.
À l’intérieur de ce PDF est glissé un second fichier, minuscule, écrit en XML : il répète les mêmes informations sous une forme qu’un logiciel comptable range sans que personne ne les ressaisisse, émetteur, numéro, date, montants, taxe.
Un seul fichier, deux lectures, et les deux doivent dire exactement la même chose. Le format est né d’un rapprochement franco-allemand : en Allemagne, le même standard porte le nom de ZUGFeRD.
Il repose sur la variante du PDF capable de transporter une pièce jointe, le PDF/A-3.
Le format, le canal et l’obligation
Trois notions se confondent dans presque tous les articles, et les séparer fait gagner beaucoup de temps. Factur-X est un format, c’est-à-dire la forme du fichier.
Une Plateforme de dématérialisation partenaire est un canal, c’est-à-dire la route que ce fichier emprunte pour aller chez votre client.
La Facturation électronique est l’obligation, c’est-à-dire ce que la loi impose et à quelle date.
Produire du Factur-X ne vous met pas en règle à lui seul, et changer de plateforme ne change rien au format de vos factures.
Factur-X n’est d’ailleurs pas le seul format structuré du dispositif : il en existe d’autres, purement en XML, qu’aucun humain ne lit sans outil dédié.
L’intérêt de celui-ci tient en une phrase : il satisfait la machine sans vous priver d’une facture lisible, ce qui évite d’avoir à produire deux documents pour la même vente.
La liste des formats admis et le calendrier qui vous concerne figurent sur le portail de l’administration fiscale, seule source à jour sur un dispositif qui a déjà été décalé une fois.
Ce que la couche de données transporte
Le fichier XML ne contient ni logo ni mise en page : il porte les Mentions obligatoires de votre Facture sous forme de champs séparés, chacun à sa place.
En franchise en base, le montant de taxe y vaut zéro et le champ du motif d’exonération reçoit la Mention 293 B, soit « TVA non applicable, article 293 B du CGI » tant qu’elle reste en vigueur, jusqu’au 31 décembre 2026.
Contrairement à ce qui se répète partout, ce n’est pas la seule formule admise : le Bulletin officiel des finances publiques en accepte trois, dont la référence à l’article 293 B bis pour la franchise européenne.
Cette formule a elle-même une fin : le 1er janvier 2027, les règles de TVA passent dans un nouveau code et le champ reçoit « TVA non applicable, article L. 233-3 du CIBS », l’ancienne formule restant admise jusqu’au 30 juin 2028.
Cette page est à jour au 5 septembre 2026 et sera révisée à cette échéance.
Deux gestes anodins cassent une facture Factur-X sans qu’aucun message d’erreur ne s’affiche.
Le premier consiste à retoucher le PDF pour corriger un montant : la couche visible change, le fichier de données garde l’ancienne valeur, et votre client cesse de voir la même facture que sa comptabilité.
Le second consiste à réimprimer la facture en PDF, ou à la faire passer par un outil qui l’aplatit : le rendu est identique au pixel près, mais la pièce jointe a disparu et il ne reste qu’un PDF ordinaire.
Une facture Factur-X ne se corrige jamais à la main : elle se régénère depuis l’outil qui l’a produite, ou se rectifie par un Avoir.
1 800 € et deux versions de la même facture
Un développeur en BNC non réglementé facture 2 000 € un site vitrine, en franchise de TVA. Le client obtient un geste commercial de 200 €.
Plutôt que d’émettre un avoir, le développeur rouvre le PDF, remplace le total et renvoie le fichier.
| Ce que lit le client | Ce que lit sa comptabilité |
|---|---|
| PDF : 1 800 € à payer | XML : 2 000 € à payer |
Aucune règle simple ne désigne la version qui l’emporte, et c’est précisément pourquoi une divergence se termine en rejet automatique ou en discussion pénible.
Une fois le virement de 1 800 € encaissé, c'est cette somme qui devient du chiffre d'affaires, jamais le montant écrit sur la facture.
Le calcul donne 1 800 × 25,6 %, soit 460,80 € de cotisations sociales au taux 2026 des professions libérales non réglementées hors Cipav.
Ce taux ne couvre ni la contribution à la formation professionnelle ni l'impôt.
Et c’est la date du virement, non celle de l’émission, qui range ces 1 800 € dans une année plutôt qu’une autre : l’Encaissement commande le chiffre d’affaires, l’horodatage de la facture ne vaut que pour le circuit électronique.
Questions fréquentes
Faut-il un logiciel payant pour émettre du Factur-X ?
Pas nécessairement : la plupart des outils de facturation ont ajouté ce format, y compris dans des offres gratuites.
Le point à vérifier n’est pas le prix mais la méthode : l’outil doit produire les deux couches en une seule opération, et non fabriquer un PDF auquel on accrocherait ensuite un fichier de données à la main.
Comment savoir si un fichier reçu est vraiment un Factur-X ?
Ouvrez le volet des pièces jointes de votre lecteur PDF, celui qui affiche un trombone. Un fichier de données y apparaît, portant le plus souvent le nom factur-x.xml.
Si ce volet est vide, vous tenez un PDF ordinaire, quelle que soit la mention écrite en pied de page par son émetteur.
Puis-je continuer à envoyer mes factures par courriel ?
Le format et le canal restent deux questions distinctes : un fichier Factur-X envoyé par courriel demeure un fichier valide, mais ce n’est pas le circuit prévu par la réforme, qui fait transiter les factures entre professionnels par une plateforme habilitée.
La date à laquelle cela s’impose dépend de la taille de votre entreprise et de l’obligation concernée.
Faut-il archiver le PDF, le XML, ou les deux ?
Conservez le fichier tel qu’il a été émis ou reçu, sans le retraiter : les deux couches vivent ensemble dans le même document, et extraire l’une des deux pour la ranger à part revient à conserver la moitié d’une facture.
Un fichier réenregistré depuis un lecteur PDF peut fort bien avoir perdu sa couche de données en chemin.